Transformez votre gestion documentaire grâce à des solutions de numérisation avancées

La gestion documentaire est un élément clé du bon fonctionnement de toute entreprise, quelle que soit sa taille. Néanmoins, si la gestion traditionnelle des documents sous format papier a longtemps été utilisée, ce système montre aujourd’hui ses limites, notamment en termes d’espace de stockage, de coûts et d’écologie.

Les solutions avancées de numérisation documentaire s’imposent alors comme une alternative efficace pour révolutionner ce domaine et optimiser les processus internes.

Numérisation documentaire : définition et avantages

La numérisation documentaire consiste à convertir des documents physiques (papier) en fichiers électroniques. Les solutions avancées de numérisation documentaire comportent diverses technologies permettant non seulement de scanner les documents, mais aussi de les indexer, les archiver et les partager rapidement au sein d’une organisation.

Gains d’efficacité avec la dématérialisation des documents

L’un des principaux avantages de la numérisation est l’amélioration significative de l’efficacité dans la gestion des documents. La recherche, le partage et la transmission d’informations deviennent plus rapides et moins fastidieux, permettant ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

Réduction des coûts de stockage et d’archivage

Le stockage physique des documents engendre souvent de nombreux coûts pour les entreprises, qu’il s’agisse d’espace occupé dans les bureaux ou des frais d’archivage. La dématérialisation permet une réduction significative de ces dépenses, tout en libérant de l’espace au sein des locaux.

Impact environnemental positif

En optant pour la numérisation documentaire, les entreprises contribuent également à préserver l’environnement en réduisant leur consommation de papier et en limitant les déchets associés.

Les clés d’une solution avancée de numérisation documentaire

Pour tirer pleinement parti des avantages offerts par la numérisation, il est essentiel de choisir une solution permettant de répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Voici quelques éléments essentiels que doit offrir un système de gestion électronique de documents (GED) performant :

Compatibilité avec divers formats de fichiers

Une bonne solution de numérisation doit être capable de gérer divers types de documents tels que les images, les textes, les tableaux, etc. Elle doit également permettre l’importation et l’exportation de fichiers aux formats courants (Word, PDF, Excel…).

Optimisation du processus de recherche

Afin de faciliter l’accès à l’information et éviter des recherches complexes et chronophages, les solutions avancées de numérisation documentaire proposent des fonctionnalités de recherche performantes basées sur l’utilisation de mots-clés, d’index ou de filtres.

Facilitation du partage et de la collaboration

Les solutions de numérisation efficaces doivent encourager la collaboration en offrant aux membres de l’équipe la possibilité de partager facilement leurs documents, de les annoter et d’en suivre toutes les modifications.

Sécurité et confidentialité des données

Dans un contexte où les données peuvent être l’enjeu de piratages ou de vols, une solution de gestion électronique de documents doit garantir la protection des informations. Parmi les critères à prendre en compte, on retrouve la mise en place de protocoles sécurisés ainsi que de contrôles d’accès et d’autorisations pour les utilisateurs.

La combinaison GED – ERP : docuware et cegid

Des acteurs comme DocuWare et Cegid développent des outils de gestion documentaire intégrés à leur système ERP (Enterprise Resource Planning). Cette combinaison permet aux entreprises d’avoir une vision globale de leurs processus documentaires tout en optimisant leur productivité.

Gagner en performance avec la centralisation des données

Associer un logiciel de GED à un ERP favorise la centralisation des données et offre ainsi un accès simplifié et plus rapide à l’information pour tous les collaborateurs de l’entreprise. Cette centralisation contribue également à améliorer la cohérence des informations en évitant les erreurs et la redondance des données.

Automatisation des processus et intégration aux logiciels métier

L’intégration de la gestion documentaire au sein d’un ERP permet d’automatiser certains processus, tels que le traitement des factures ou des commandes. Cette automatisation garantit un gain de temps précieux tout en limitant les risques d’erreurs humaines. De plus, cette intégration facilite la communication entre les différents départements de l’entreprise.

Amélioration du reporting et de la prise de décision

Grâce à la centralisation et à la cohérence des données offertes par la combinaison GED-ERP, les entreprises disposent d’un outil puissant pour élaborer des statistiques et suivre leurs KPI (Key Performance Indicator). Ces informations, plus fiables et plus complètes, aident les décideurs dans leur prise de décision quotidienne.

Pour révolutionner sa gestion documentaire, il est donc essentiel de se tourner vers des solutions avancées de numérisation associées à des outils performants tels que les logiciels de GED et les ERP. En résolvant les problèmes liés au stockage, à l’accès et à la collaboration, ces solutions permettent une amélioration significative de l’efficacité et de la compétitivité des entreprises qui franchissent le pas.